КЛИЕНТ

Строительная инжиниринговая компания, которая реализует крупные проекты длительностью от нескольких месяцев до нескольких лет.

ЗАДАЧА

Компания подписывает контракты со своими клиентами с фиксированными сроками выполнения работ. Однако между отделами нет хорошей координации, поэтому часть информации теряется, затягиваются процессы согласования, всё это ведет к ошибкам, простоям, срыву сроков и, как следствие, - финансовым потерям. 

Руководитель компании хотел автоматизировать процесс так, чтобы видеть картинку по всем проектам целиком. Поэтому он поставил перед нами задачи:

1. Внедрить системы контроля реализации проектов в компании;
2. Снизить информационную дискоммуникацию между отделами;
3. За счет автоматизации простых процессов снять часть оперативного управления с директора компании. 

РЕШЕНИЕ

Мы провели в компании диагностику, чтобы понять, почему возникла такая ситуация, и увидели следующее:

Клиент уже пробовал работать через “Задачи и проекты” в Битрикс24, но не получил желаемого результата. Кроме имеющегося в системе функционала была потребность видеть картину целиком по всем проектам - кто на каком этапе реализации находится сейчас, какие суммы по оплатам в ожидании, за кем сейчас крайняя ответственность на конкретном этапе работы. Вся информация о проекте должна была быть доступна в одном окне: документы, цифры, задачи, контакты. 

Именно поэтому мы предложили решение через сущность “Воронка” в знакомой уже клиенту системе Битрикс24. Мы адаптировали “воронку” под процесс прохождения проекта, автоматизировали часть процессов: автозадачи по регулярным процедурам, автоматическая смена ответственных на разных этапах проекта, напоминания о задачах и смене статуса проекта. 

Клиентом было одобрено данное решение и мы приступили к работе.

Процесс ведения проекта в компании никак не был формализован. Кто-то просто знал, что нужно делать, и делал это, а кто-то ждал “пинка” директора. Основная сложность заключалась в том, что этапы проекта пересекаются, то есть следуют не один за другим, как в продажах, а наслаиваются друг на друга и могут запускаться одновременно или с небольшим временным разрывом до завершения предыдущего этапа.

Мы провели аудит процесса, описали его и смогли выделить основные этапы проектов. Их-то и формализовали через статусы воронки в Бритрикс24. 

РЕЗУЛЬТАТ

Оцифрованные этапы проекта в системе позволили увидеть его целиком: посмотреть всю историю действий, ход проекта, кто и сколько решал те или иные задачи, какие ближайшие действия, после чего должны прийти деньги.     

Основным ограничением в проекте было то что, мотивация людей никак не связана с выполнением задач по конкретному проекту. Схема работы через этапы предполагает изменение системы мотивации, так как закрепляет ответственность за конкретный результат за конкретным человеком. 

Чтобы разгрузить генерального директора и придать ускорение процессам, необходимо было расшить "узкое горлышко”.  Мы предложили выделить основного ответственного за каждый проект - Проект-менеджера. Чтобы предприятие могло нарастить мощность и повысить управляемость, таких людей понадобится несколько.